近年來，隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，多媒體會議系統(tǒng)的技術也迅猛的發(fā)展起來。現(xiàn)在高校的多媒體會議室不再只是簡單的安裝一個投影儀而已，選擇安裝無紙化升降式會議終端或者無紙化會議平板終端的高校越來越多。
與會人員對會議信息的演示、交流、互動等方面的要求也越來越高，而傳統(tǒng)的會議系統(tǒng)無法滿足人們這方面的使用需求。無紙化會議系統(tǒng)的出現(xiàn)，有效的解決傳統(tǒng)會議中難以實現(xiàn)的實時交流、互動等缺點，實現(xiàn)了高校會議室的現(xiàn)代化建設。
一、無紙化會議系統(tǒng)的組成、功能與技術特點
1. 無紙化會議系統(tǒng)的組成與功能
無紙化會議系統(tǒng)由三大部分組成:服務器端、會務端和客戶終端。
服務器端可實現(xiàn)會議申請、會議審批、會議管理等功能，操作人員只要操作網(wǎng)絡中的任意一臺電腦， 用管理員的身份登錄系統(tǒng)，就可以完成會議前和會議后所提供的全部管理操作，方便系統(tǒng)的使用與維護。
會務端是會議過程中的操作端，負責會議運行過程中的資料上傳、界面共享的切換、表決議題的發(fā)起等操作。這部分操作-般由專門的會議管理人員來負責，控制整個會議的進度，及時響應與會者在會議過程中提出的要求。
客戶終端是與會者客戶端運行的界面，可實現(xiàn)會議簽到、會議信息瀏覽、會議布局瀏覽、與會人員信息查詢、會議資料交流、界面共享、投票表決、網(wǎng)上瀏覽、視頻點播、資料導出、呼叫服務等功能，便于與會者之間的互動操作與交流。
2. 無紙化會議系統(tǒng)的特色優(yōu)勢
無紙化會議管理平臺可以提供豐富的會議功能，協(xié)助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會議會后歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。
無紙化會議系統(tǒng)終端可支持電子桌牌顯示、簽到圖像采集、多媒體播放、視頻會議、投票表決、呼叫服務、辦公文稿閱讀等多種常見的會議功能，又集成有電子白板、手寫批注、同步文稿演示、文稿導讀、共享到投影儀等高級會議功能，充分滿足參會者的各項需求。
無紙化會議系統(tǒng)兼容常用操作系統(tǒng)，可以根據(jù)用戶的實際需求預裝操作系統(tǒng)，方便用戶做軟件應用擴展。只要聯(lián)網(wǎng)就可以獲得原廠遠程協(xié)助、遠程診斷、軟件更新升級等，大大縮短了響應時間。支持有線/無線網(wǎng)絡連接，適合多種場合需求，系統(tǒng)連接清晰簡單，可以全部通過網(wǎng)線實現(xiàn)。
二、高校多媒體會議室的現(xiàn)狀
每次開會，工作人員需要準備打印會議資料和桌面席卡，會前的準備過程繁瑣，工作量大且缺乏應變能力。會場排位手工管理、機動性差、效率低。會議簽到、表決、會討、視頻、數(shù)據(jù)服務等系統(tǒng)相互獨立，規(guī)模龐大，集成性差。會中文件量大，分發(fā)效率不高。與會人員交互時需要操作多套設備(音頻、視頻、文件操作等),增加系統(tǒng)使用難度。與會人員桌面布局復雜，物品繁多凌亂。演講信息集中于傳統(tǒng)大屏幕，距離遠者觀看困難，且不便實時交互。會議中資料修改情況難以記錄，討論過程無法保存。與會人員與服務人員間溝通不暢。會后文件管理造成巨大的紙張浪費，紙質(zhì)材料可能導致泄密，安全無法保障，對高端機密會議造成嚴重威脅，可能導致重大損失。
三、無紙化會議系統(tǒng)對高校多媒體會議室現(xiàn)狀的改變
無紙化會議系統(tǒng)全數(shù)字化操作靈活機動，所有電子版會議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會者職能和授權。服務器端設定排位信息后直接更新到各終端，無需人工干預。無紙化終端集成各種會議服務功能，一臺終端滿足與會人員各種需求。與會人員僅操作無紙化終端，觸摸屏操作簡單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會人員可操作個人終端，調(diào)整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會議文件重點做上標注、便于會后整理、存檔。會議呼叫一鍵完成，不再干擾會議進程。會議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創(chuàng)保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會議不受干擾，有助力實現(xiàn)無紙化辦公，全力推行電子政務，推進高校的現(xiàn)代化建設。
四、無紙化會議系統(tǒng)的具體應用
無紙化會議系統(tǒng)全數(shù)字化操作靈活機動，所有電子版會議資料均可在終端瀏覽及操作，明確與會者職能和授權。服務器端設定排位信息后直接更新到各終端，無需人工干預。無紙化終端集成各種會議服務功能，一臺終端滿足與會人員各種需求。與會人員僅操作無紙化終端，觸摸屏操作簡單靈活便捷。桌面整潔有序，美觀大方。與會人員可操作個人終端，調(diào)整最佳視角，不再為距離苦惱。歸檔方式可自由選擇、將討論的會議文件重點做上標注、便于會后整理、存檔。會議呼叫一鍵完成，不再干擾會議進程。會議資料瀏覽、下載權限由管理員控制，獨創(chuàng)保密方案確保信息安全，防黑客設計保障會議不受干擾，有助力實現(xiàn)無紙化辦公，全力推行電子政務，推進高校的現(xiàn)代化建設。
1.電子桌牌信息顯示。電子桌牌能夠顯示會議名稱、會議主題、參會者人名(支持中英同時顯示等信息，可編輯字體、字號、顏色、自定義編輯及調(diào)整背景模板，大大減輕了工作人員的工作量。
2.會議簽到。可以實現(xiàn)所有參會人員電子簽到，視頻拍照、原筆跡手寫簽名，自動記錄，統(tǒng)計會議出席情況，簽到狀態(tài)統(tǒng)計、查詢，統(tǒng)計結果可直接導出為exce1文件。能夠根據(jù)簽到信息自動為與會者分配會議文件，簡化了工作程序。
3.會議信息。顯示參會人員信息列表，簽到時間、座位號及顯示座位示意圖，方便參會人員查看會議的所有文稿內(nèi)容以及詳細的會議日程安排。
4.演示文稿。 可以支持word/ ppt/exce1/pdf/txt/dwg圖紙等常見格式的文稿閱覽，支持滑屏、拖動、縮放查看資料,能夠打開U盤文稿和服務器文稿。
5.視頻點播。 支持多種格式的流媒體視頻播放、支持本地視頻以及服務器視頻播放，支持rmvb、wmv、 flv、rm、mp4等視頻格式。
6.投票表決。提供會議現(xiàn)場表決功能，可設置投票形式、投票結果快速統(tǒng)計及顯示，支持多種投票模式(記名/匿名/棄權)，投票結果可導出打印。
7.呼叫服務。會議過程中可以提醒會務人員為會議提供各種服務，不影響會議的正常進行。
8.同步演示。可將終端上播放的演講稿同步到投影儀或其他參會人員的終端上;會議文件同步演示時，可選擇查閱原文或者其他會議文件。
9.網(wǎng)上瀏覽。自帶瀏覽器，可以上網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁，進行網(wǎng)上沖浪，實現(xiàn)網(wǎng)絡化辦公。
10.資料導出。 會議資料信息可導出至U盤等移動工具，保證了文件的安全性和可利用性。
11.遠程控制。通過后臺管理服務器可以遠程對電子桌牌內(nèi)容、座位編排、會議概況、會議流程、會議投票、視頻會議等進行設置和管理，大大提高了工作人員的工作效率。
無紙化會議系統(tǒng)可以根據(jù)實際會議室的需求增加或刪減應用功能，滿足不同會議的不同需求。
五、結束語
無紙化會議系統(tǒng)實現(xiàn)了高校多媒體會議室互動式的需求。技術先進、成本低、易于實現(xiàn)、便于維護等特點，使其能夠廣泛應用于對信息交流要求比較高的高校。無紙化會議系統(tǒng)為參會人員提供了絕佳的數(shù)字化辦公體驗，所有的操作通過一臺終端完成，簡化了紙質(zhì)文件的使用，極大地推進了無紙化會議辦公水平的發(fā)展與進步。